Hoe Corona van digitalisering een ‘must’ maakt

Wake-up call

Digitalisering in Vlaamse besturen, het is al langere tijd een item. Besturen zijn zich meer en meer bewust van de noodzaak om hun dienstverlening anders te organiseren. Een hedendaagse dienstverlening was de afgelopen jaren daarbij het doel, digitalisering het voor de hand liggende middel.

Wij zagen dan ook initiatieven, projecten ontstaan om hierin de eerste stappen te zetten. Voorzichtige stappen in de vorm van het digitaliseren van ‘de post’ tot ambitieuze projecten waarbij de digitaliserings-oefening onderdeel uitmaakt van een herziene organisatiestructuur.

Tot dit voorjaar, toen was er Corona en stond de wereld plots stil. Voor veel IT-afdelingen was het de eerste weken alle hans aan dek om de – soms nog prille – stappen in het ter beschikking stellen van faciliteiten voor thuiswerk op korte termijn over de ganse organisatie uit te rollen. Het thuiswerken, ook zo een trend die al jaren aan de horizon sluimert werd door één pennentrek van onze regering ‘het nieuwe normaal’.

Hoedje af voor de IT-teams

Hoedje af voor de IT-teams, zij slaagden erin om dit op korte termijn mogelijk te maken. Maar in de praktijk is thuiswerken veel meer dan enkel toegang krijgen tot software-toepassingen vanachter de keukentafel. Zonder het rechtstreeks, fysieke, continue contact met de collega’s blijkt de nood aan gestructureerde, digitale – en vooral betrouwbare – informatie essentieel. En dan zwijgen wij nog over het contact met de burgers, met externen… De nood aan digitalisering werd een duidelijke realiteit.

Het nieuwe normaal

Nu wij stilaan terug kunnen keren, of liever kunnen evolueren naar een nieuwe realiteit is het tijd om lessen te trekken uit deze bizarre periode. En er zijn positieve lessen te trekken. Het thuiswerken biedt heel wat voordelen indien dit beperkt en met de juiste voorzieningen georganiseerd kan worden. Recent lazen wij dat Vlaams minister voor binnenlands bestuur, Bart Somers ervoor pleit om van thuiswerken de nieuwe norm te maken. Uit een enquete onder Vlaamse ambtenaren bleek een ruime meerderheid thuiswerken als prettig te ervaren.

Het ‘nieuwe normaal’ zal zich dus in een mix tussen thuiswerk en werken in het gemeentehuis afspelen. Alleen al voor de positieve impact op de file-problematiek, op het milieu is een sterke trigger om deze ingeslagen weg niet los te laten. Vanuit de overheid worden er al middelen beschikbaar gesteld om dit te faciliteren. We zitten op een sneltrein naar een andere manier van werken en leven en de trein keert niet terug naar het station.

Procesmanagement is key

Fantastisch toch? Laat ons dit momentum grijpen en ervoor zorgen dat de trein blijft bollen. Maar niet ondoordacht. Het is tijd om nu de juiste keuzes te maken om de trein der digitalisering op het spoor te houden. Maar doe dit niet in het wilde weg. Hiervoor is bijvoorbeeld actief procesmanagement een essentiële tool. Immers, ‘alles is een proces’ en dus is procesmanagement hét vehikel om uw organisatie doorheen de digitale transitie te leiden.

Stel u voor dat er een procesbibliotheek zou klaar liggen die je als bestuur een stevige basis, een sprong voorwaarts zou bieden.. ‘de meeste dromen zijn bedrog’ maar deze niet.

BCT beschikt met de procesmanagement-tool ‘iGEN’ over deze bibliotheek en meer. iGEN is in de basis een procesmethodiek  die erop gericht is om procesmanagement op een snelle en haalbare manier door te voeren binnen uw bestuur. De koppeling met het Mid-Office systeem van BCT zorgt ervoor dat diezelfde processen ook effectief in de praktijk toegepast worden. Achterliggend borgt dit systeem uw informatiehuishouding. Alle informatie rond een dossier digitaal ter beschikking ongeacht uw fysieke werkplek, de behandeling van een dossier wordt zo voorspelbaar, transparant voor uw medewerkers en uw klanten… dan maak je van thuiswerken ook productief werken.